Na Brand Experience 2025 nastínila německá automobilka Volkswagen svou vizi směřování automobilového průmyslu v příštích třech letech a na výstavišti v Düsseldorfu představila 10 nových modelů aut, od výkonných spalovacích motorů přes hybridy až po plně elektrické vozy. Zhruba 11 000 partnerů a prodejců z 86 zemí obdivovalo nový T-Roc, testovali jízdu v Tayronu, účastnili se mnoha workshopů, přednášek a společenských událostí.

„Hosté přijížděli na 24 hodin a měli vždy stejný program. Přivítali jsme je kávou a malým občerstvením, pak následoval oběd, show na pódiu a zážitkové akce, coffee break a cesta do hotelu, kde si krátce odpočinuli a přijeli zpět na slavnostní večer. Večeře byla servírovaná formou rautu, doprovázela ji živá hudba a trvala do půlnoci. Druhý den jsme začínali snídaní a postupně jsme odjíždějícím hostům vydávali balíčky na cestu domů,“ vypráví Linda Gerold Reitingerová, manažerka celé akce. Její kolega Martin Žížala řídil celou akci na místě. V Düsseldorfu strávil nepřetržitě měsíc a za tu dobu si vyzkoušel snad všechny profese mimo řidiče kamionu a kuchaře.

Základem úspěchu každé velké akce je perfektní plán, který popisuje všechny detaily včetně alternativ. A teď si představte, že chystáte akci pro 11 000 lidí z 86 zemí světa s různými chuťovými preferencemi na výstavišti vzdáleném 750 km. Akce je o to důležitější v případě, že jejím cílem je posílit emocionální vazbu a pozitivní vnímání značky. Občerstvení může tuto misi buď podtrhnout nebo snahy všech zúčastněných pohřbít. Výborná pověst a zkušenosti s cateringem akcí pro tisíce lidí po celé Evropě nakonec pomohly Zátiší cateringu zvítězit ve výběrovém řízení a nově ustanovený tým VW se tak v lednu v naprostém utajení pustil do plánování.

Zároveň je třeba pečlivě spočítat váhu surovin a vybavení a také jejich rozměry, aby se vše vešlo do aut i na místo.

Přelepit foťáky v telefonech a kamery na počítačích, projít osobní prohlídkou a hurá na plac. V hale düsseldorfského výstaviště vyrostlo za týden speciální tržiště, kde každý stánek nabízel zážitek, informace nebo občerstvení. K tomu přibylo zázemí s mobilní kuchyní a skladem.

„Stavělo ji sto lidí, dalších 350 přijelo na dva týdny konání akce. Tým Zátiší cateringu čítal zhruba 130 lidí, další jsme najali na místě. Každý den se postarali o 1100 hostů,“ přibližuje Martin Žížala. Týmy se střídaly po týdnu, vždy po šesti dnech měly jeden den volna. Začínalo se v šest ráno a končilo dvě hodiny po půlnoci. Martin měl na starosti nejen hladký průběh celé akce, ale i zajištění střídání všech lidí na místě tak, aby si stihli odpočinout a zároveň nikde zbytečně nečekali nebo nechyběli.

Ač v cateringu pracuje přes 25 let a mezinárodních akcí zažila nespočet, tady měla jedinečnou příležitost detailně zmapovat potřeby různých národností a jejich odlišnosti. To poslouží pro zpříjemnění akcí i dalších klientů.

Příprava na den začínala už dopoledne předchozího dne, kdy Martin s Lindou aktualizovali plán a poslali objednávku na jídlo, suroviny a náčiní do Prahy. Tým kuchařů na základně v Kongresovém centru Praha navařil jednotlivé pokrmy a napekl pečivo a dezerty a tým logistiky odpoledne vše naložil do kamionu.

Každý den v 18 hodin odjížděl z Prahy kamion tak, aby byl v 6 hodin ráno na výstavišti v Düsseldorfu. Tady ho tým vyložil a připravil se na výdej občerstvení. Každý den roznesli zhruba 6500 miniporcí a k tomu servírovali teplá jídla a snacky o přestávkách. „Nejvíc jsme se obávali, že nepřijede kamion, na trase se střídaly dva až tři. Naštěstí se to nestalo a po celou dobu jsme měli báječnou podporu z Prahy. Všichni se naplno podíleli a na výsledku to bylo poznat. Klient i hosté byli spokojení,“ usmívá se Martin Žížala.

V souladu s pojetím akce jako tržnice zážitků bylo koncipováno i občerstvení v duchu street food s důrazem na německé speciality a oblíbené světové klasiky. Volkswagen požadoval zahrnutí i svého Currywurstu, který se už stal jejich ikonickým pokrmem. Sami ho vyrábějí v masové i veganské verzi a ve všech továrnách mají vždy v pátek den Currywurstu. V jednom kamionu jela ikonická klobáska s logem VW a speciálním kari kečupem i zpět jako pozdrav týmu v zázemí.

„Akci jsme intenzivně připravovali 1,5 měsíce v Praze, měsíc jsme pak byli na místě a měli jsme silnou podporu z Prahy. Velikost, pojetí, logistika i provedení akce byly velmi specifické. Opět jsme posunuli naše limity a zjistili jsme, že je vlastně nemáme. S perfektním týmem, na který se můžeme spolehnout, kde se každý snaží, aby byl klient i hosté spokojeni a jde do práce na 100 %, se můžeme pustit asi do čehokoliv. Každý den jsme také zdokonalovali postupy, které jsme hned implementovali do dalších akcí,“ shodují se Linda s Martinem.